Робота з текстовою інформацією. Знайомство з Microsoft Word

Урок №1 з теми “Microsoft Word”. В цьому уроці ми ознайомимось з поняттями системи обробки текстів, текстового редактора, процесора, настільної видавничої системи; розглянемо найпоширеніші формати текстових файлів та елементи інтерфейсу текстового процесора Microsoft Word; навчимося запускати програму, настроювати вигляд вікна, створювати, відкривати та зберігати документи.

Системи обробки текстів

Системи обробки текстів – програми для створення, редагування і друку текстових документів.

Види систем обробки текстів:

Текстовий редактор – це програма, що дозволяє вводити, редагувати, форматувати та зберігати текст (Блокнот, WordPad тощо).
Текстовий процесор – це програма, що дозволяє вводити, редагувати й форматувати текст, вставляти малюнки і таблиці, перевіряти правопис, складати зміст, виконувати перенос слів та багато інших складних операцій (Microsoft Word, OpenOffice тощо)
Настільна видавнича система (НВС) – це програма, за допомогою якої можна створювати високоякісні оригінал-макети, що містять текст і графічні зображення для тиражування в друкарні (Adobe PageMaker, Publisher)

Об’єкти текстових документів: символ, слово, речення, рядок, абзац, сторінка, таблиця, графічний об’єкт тощо.

Формати файлів

Формат файлу – це спосіб організації даних у файлі.

Найпоширеніші формати файлів текстових документів:

.txt – у файлі зберігаються тільки текст з розбиттям на абзаци і без форматування.
.doc – у файлі зберігаються текст, рисунки, вставлені об’єкти, значення їх властивостей.
.rtf – у файлі зберігаються текст, рисунки, вставлені об’єкти, значення їх властивостей. Крім того, містяться додаткові відомості про форматування об’єктів, що дозволяє опрацьовувати ці документи в різних системах опрацювання текстів різних операційних систем.

Microsoft Word

1. Запуск програми:

Пуск → Усі програми → Microsoft Office → Microsoft Word.

2. Вікно програми має вигляд:

де

Рядок заголовка – містить значок і назву програми та ім’я відкритого документу;
Рядок меню (Головне меню) – містить команди, при натисненні на які відкриваються додаткові меню, в яких зібрано по групах функції і команди, що можна виконувати над певним об’єктом;
Панелі інструментів (містять ряди кнопок для швидкого доступу до найбільш поширених команд): стандартна, форматування, малювання;
Кнопки керування вікном (згорнути, розгорнути, закрити);
Лінійки – за допомогою маркерів та позначок на них можна змінювати значення деяких властивостей об’єктів документу (поля, відступи тощо);
Робоча область – містить область документу, в якій можна вводити та редагувати текст;
Смуги прокручування (з’являються, якщо документ не “поміщається” повністю на екрані);
Область завдань – містить додаткові набори функцій і властивостей для деяких команд;
Рядок стану – відображає поточний стан документу.

Призначення елементів рядка стану:

Стр. номер (Page number) — номер поточної сторінки;
Разд. номер (Section number) — номер розділу сторінки, що показується у вікні;
Номер/номер (number/number) — номер поточної сторінки/ загальна кількість сторінок документа;
На (At) — відстань по вертикалі від курсора до верхнього краю аркуша. Якщо курсор знаходиться поза вікном, то значення не відображується;
Cт. (Ln) — кількість рядків від курсора до верхнього краю сторінки;
Кол (Col) — кількість символів від лівого поля до курсора. Враховуються пропуски і символи табуляції;
ЗАП (REC) — індикатор режиму запису макросу (macro recorder status). Подвійне клацання індикатора включає або вимикає запис ‘макросу. Яскраві букви свідчать про включення режиму, бляклі — про виключення. При вимкненому записі макросу цей індикатор недоступний;
ИСПР (TRK) — індикатор режиму запису виправлень (track changes status). Подвійне клацання індикатора включає або вимикає цей режим;
ВДЛ (ЕХТ) — індикатор режиму виділення (extend selection mode status). При включеному режимі виділення натиснення на клавіші переміщення курсора наводить до виділення фрагмента. Індикатор режиму виділення включається клавішею F8, вимикається клавішею Esc або клацанням миші індикатора. Подвійне клацання індикатора включает/выключает, вказаний режим;
ЗАМ (OVR) — індикатор режиму заміни (overtype mode status). Якщо режим заміни символів активний, то символ, що вводиться з клавіатури, замінює символ, розташований на місці розташування курсора. Режим заміни включается/выключается подвійним клацанням індикатора або клавішею Insert;
індикатор мови — висвічує підказку про використовувану мову, наприклад, російський (Росія) (Russian (Rus)). Подвійне клацання індикатора відкриває діалогове вікно Мова (Language), що дозволяє помітити виділений текст, як російський (Росія), англійський (США) і т.д.;
(Spelling and Grammar Status). В процесі перевірки правопису на значку відображується перо, що пересувається по книзі. Якщо помилок не знайдено, то з’являється значок перевірки. Якщо була знайдена помилка, то з’являється знак X червоного кольору. Аби перейти до наступного слова, що містить помилку, двічі клацніть значок.

У рядку стану можуть відображатися:

індикатор режиму фонового збереження (background save status). При збереженні документа у фоновому режимі з’являється пульсуючий значок диска ;
індикатор режиму фонового друку (background print status). Значок принтера відображується під час друку документа. Число поряд із значком принтера показує номер друкованої сторінки .

3. Щоб налаштувати вигляд вікна

на власний смак (додати/ прибрати панелі інструментів, лінійки тощо), потрібно вибрати необхідну команду в меню Вигляд (Вид).
Наприклад, щоб викликати область завдань потрібно виконати команду меню Вигляд → Область завдань (Меню Вид → Область задач) або натиснути сполучення клавіш Ctrl+F1.

4. Виклик довідки в Word

Якщо при роботі з програмою виникають питання можна скористатись вбудованою довідкою, для цього потрібно вибрати необхідний пункт в меню Довідка (Справка) або натиснути F1.

5. Для збереження документу

в меню Файл потрібно вибрати пункт

Зберегти (Сохранить, або кнопка на панелі інструментів ) – якщо зберігаєте новий документ або дозберігаєте зміни, не змінюючи місця розтащування чи назви файлу;
Зберегти як… (Сохранить как…) – для збереження документу в іншому місці чи під іншим ім’ям